Invoeren van meldingsformulier complimenten en klachten

Invoeren van meldingsformulier complimenten en klachten

Besluit je als vereniging om een interne meldingsmogelijkheid in te stellen? Zet dan zorgvuldig een aantal stappen. Het creëren van meer openheid over ongewenst gedrag kan gevoelig liggen. Positioneer het formulier zo, dat het ook de mogelijkheid geeft om complimenten en positief gedrag te melden.

Stap 1. Zorg voor draagvlak

Creëer eerst voldoende draagvlak binnen het bestuur en diverse commissies.

Stap 2. Bepaal doel en gebruik

Bepaal gezamenlijk het doel en hoe het meldingsformulier te gebruiken. Heb je een vertrouwenscontactpersoon binnen de vereniging? Koppel de communicatie over het meldingsformulier aan de mogelijkheid om in gesprek te gaan met een vertrouwenscontactpersoon.

Stap 3. Maak een uitvoeringsplan

Maak een praktisch uitvoeringsplan:

  • Hoe is het formulier beschikbaar: via de website, een e-mail naar iedereen en/of meldingsformulieren voor elke trainer en coach aan het begin van het seizoen?
  • Wie verzamelt de meldingen? Digitaal en/of in een postbus?
  • Binnen welke termijn wordt er gereageerd en naar wie?
  • Wie voert eventuele gesprekken met de betrokkenen?
  • Hoe wordt de melding afgesloten en gedocumenteerd?

Stap 4. Ontwikkel het formulier

Ontwikkel het formulier. Zorg voor een eenvoudig in te vullen formulier. Zo is de drempel om het te gebruiken lager. De formulieren moeten voor iedereen makkelijk beschikbaar zijn.

Stap 5. Introduceer zorgvuldig

Introduceer het formulier zorgvuldig binnen de vereniging. Dat kan tijdens avonden voor trainers, coaches, scheidsrechters of ouders aan het begin van het seizoen.

Stap 6. Voer nauwkeurig uit

Zorg voor een nauwkeurige uitvoering. Behandel negatieve meldingen binnen de gestelde tijd. Als betrokkenen het idee hebben dat een melding blijft liggen of dat er niets mee wordt gedaan, dan werkt een meldingsformulier niet.

Help ons dit platform te verbeteren

Was deze informatie waardevol?

Contact

Heb je nog vragen die onbeantwoord zijn gebleven na het bekijken van deze informatie? Neem dan contact op met jouw bond.

Contactgegevens