Bestuurswisseling

Een goede start is het halve werk!

Verenigingsbestuurders spelen een belangrijke rol bij het creëren van een sportief, plezierig en veilig sportklimaat. Elke vereniging krijgt te maken met bestuurswisselingen. Hoe zorg je dat deze zo soepel mogelijk verlopen? Om een nieuw bestuur een sterke start te geven, is een goede overdracht van groot belang. Zo waarborg je ook de aandacht voor een veilig en plezierig sportklimaat.

Hoe organiseer je een soepele bestuurswisseling?

Iedere vereniging is anders en ook elke bestuurder heeft zijn eigen profiel. Wel zijn er een aantal best practices bij bestuurswisselingen.

Tip 1. Denk bijtijds na over een wisseling|
Wacht niet tot het laatste moment. Kijk naar de talenten en competenties van leden binnen de vereniging. Vraag gericht mensen die geschikt zijn.

Tip 2. Leg zaken met regelmaat vast
Leg alle taken van het bestuur en processen in de vereniging vast, bijvoorbeeld in draaiboeken. Doe dit met enige regelmaat, zodat dit niet vlak voor een vertrek hoeft. Juist dan ontbreekt vaak de motivatie en de tijd. Door zaken duidelijk vast te leggen, leg je een goede basis voor een nieuw bestuur of bestuurslid om op voort te bouwen.

Tip 3. Werk nieuwe bestuurders goed in
Komen er een of meerdere nieuwe bestuurders in een bestaand bestuur? Zorg dat de zittende bestuurders tijd maken om de nieuwe bestuurders mee te nemen in het reilen en zeilen van de vereniging.

Tip 4. Spreek een overdrachtsperiode af
Treedt er een volledig nieuw bestuur aan? Spreek dan een overdrachtsperiode af. Bespreek ook wat is vastgelegd en wat nog wordt vastgelegd. Binnen deze periode introduceert het oude bestuur het nieuwe bestuur in:

  • de visie en cultuur van de vereniging;
  • de functies, verantwoordelijkheden en taken;
  • de bestaande afspraken en geschreven regels;
  • de ‘ongeschreven regels’ van de vereniging: hoe wordt de cultuur en sfeer binnen de vereniging ervaren en wat is daarbij belangrijk?

Tip 5. Profiteer van de kennis van het oude bestuur
Een bestuurswisseling verloopt niet altijd harmonieus. Soms hebben het oude bestuur en het nieuwe bestuur geen behoefte aan een overdracht. Voor de vereniging is dit heel erg zonde. Een nieuw bestuur kan flink profiteren van de ervaringen van een oud bestuur. Streef dus altijd naar een zo harmonieus mogelijke overdracht.

Tip 6. Geef een nieuw bestuur de ruimte
Een oud bestuur heeft ervaring, maar een nieuw bestuur heeft frisse ideeën! Vergeet als oud bestuur niet een nieuw bestuur of bestuurslid alle ruimte te geven voor de eigen ideeën en werkwijze. Bij een wisseling van de wacht kan het zijn dat het nieuwe bestuur een andere visie heeft. Dit biedt een mooie kans voor verandering.

Hoe leg je een bestuursoverdracht vast?

Een bestuursoverdracht kun je op veel manieren documenteren. Probeer je in de overdracht tot de hoofdlijnen te beperken. Je kunt de verschillende functies, taken, verantwoordelijkheden en activiteiten vastleggen in de vorm van een draaiboek. Dit scheelt het nieuwe bestuur of bestuurslid veel tijd. 

Voorbeeld: draaiboek bestuursoverdracht

Inhoud draaiboek

Een draaiboek kan bestaan uit de volgende hoofdstukken.

1. Algemeen: rolverdeling en communicatie
Tijdens het seizoen zijn de draaiboeken het belangrijkste communicatiestuk voor alle bestuurders, commissieleden, leden en andere betrokkenen.

Het algemene deel van het draaiboek bevat informatie die alle betrokkenen nodig hebben om hun werkzaamheden goed uit te kunnen voeren. Het bevat een overzicht van welke personen welke taken en bevoegdheden hebben en hoe deze personen te bereiken zijn. Dit hoofdstuk vormt de basis voor een goede communicatie in de vereniging.

2. Taken en acties: wat, waarom, wie, hoe, wanneer?
Per taak, per activiteit of actie geef je overzichtelijk weer:

  • Wat houdt het in?
  • Wat is het doel?
  • Wie is verantwoordelijk?
  • Hoe wordt het uitgevoerd?
  • Wanneer in het seizoen?
  • Hoe wordt er geëvalueerd?

3. Huishoudelijke informatie, lijst van benodigdheden en materialen
Bijvoorbeeld: contactgegevens vereniging, bestuursleden, commissieleden, trainers/coaches, spelerslijsten, trainingsmaterialen, benodigdheden kantine, enzovoort.

Tips voor een handig draaiboek

  • Begin op tijd met het opstellen van het draaiboek. Wees voorbereid op een bestuursoverdracht.
  • Bedenk goed voor wie het draaiboek bestemd is.
  • Zorg dat het draaiboek overzichtelijk Iemand die het draaiboek voor het eerst ziet, moet er direct zijn weg in kunnen vinden. Een goede indeling, inhoudsopgave en duidelijke lay-out zijn hiervoor heel belangrijk.
  • Houd het draaiboek zo kort en bondig mogelijk: beperk je tot relevante informatie.
  • Gebruik begrijpelijke taal: iedereen moet snappen welke informatie erin staat.
  • Maak een duidelijke lay-out. Werk bijvoorbeeld met kleuren om de verschillende delen en hoofdstukken van elkaar te onderscheiden.

Deze Informatie nog een keer rustig nalezen? Download deze als pdf!

Downloaden
Download volledige PDF

Of selecteer de onderwerpen voor samengestelde PDF

Help ons dit platform te verbeteren

Was deze informatie waardevol?

Contact

Heb je nog vragen die onbeantwoord zijn gebleven na het bekijken van deze informatie? Neem dan contact op met jouw bond.

Contactgegevens